Procedurer for gaver, møder og repræsentation i RBU
Generelt: Der findes ingen særskilt repræsentationskonto i RBU. Udgifter til gaver og repræsentation skal derfor indeholdes og fremgå tydeligt i budgetterne for de respektive projekter, udvalg, lokalforeninger etc. Enkelte projekter kan have modtaget bevillinger hvori der er indeholdt repræsentationsudgifter, der overstiger de nedenfor angivne vejledende beløb. I så tilfælde er det den specifikke aftale med bevillingsgiveren der er gældende.
Transportudgifter er budgetteret under de enkelte projekter hvad angår indsatsområderne og på særskilte poster hvad angår udvalgene og bestyrelsen. Disse budgetter kan ikke overskrides med mindre der er indhentet dispensation fra FU.
Ved udarbejdelsen af ansøgninger om nye bevillinger skal de nedenstående retningslinier respekteres med mindre der er indhentet specifik dispensation fra Forretningsudvalget.
Hvornår anvendes midler til gaver, møder og repræsentation i RBU?
Transport:
- Frivillige får refunderet deres transportudgifter når de deltager i RBU arrangementer, såfremt udgifterne holdes inden for de budgetterede transportudgifter
- Overskrides de respektive budgetterede transportudgifter skal der indhentes godkendelse fra FU førend transportudgifter kan refunderes.
- Med mindre der er indhentet specifik dispensation fra FU refunderes der udelukkende udgifter svarende til billigste offentlige transportform
- Udgifter kan kun refunderes mod aflevering af originale kvitteringer for udgiften
Gaver
- Når centrale frivillige stopper som frivillige (alene på FU's vurdering)
- Når medarbejdere stopper som ansatte efter minimum 5 måneders ansættelse
- Når inviterede gæster holder oplæg for RBU
- Når RBU besøger samarbejdspartnere i ind og udland hvor en gave som tak for værtskab er passende
- Ved receptioner og arrangementer for nære samarbejdspartnere
Repræsentation
- Ved deltagelse i rejser på vegne af RBU
- Ved deltagelse i kurser på vegne af RBU
- Ved afholdelse af receptioner for afgående formænd og sekretariatsledere ved minimum 1 års virke
- Ved stormøder
Ved afholdelse af møder
- Eksempelvis planlægningsmøder i RBUs udvalg, styregrupper, projektgrupper.
Hvem må anvende midler til gaver, møder og repræsentation?
- FU
- Sekretariatsleder
- Andre på mandat fra FU eller sekretariatsleder
- Lokalforeninger
- Projektledere
- Programledere
Hvor meget må anvendes på gaver, møder og repræsentation?
Generelt
- FU kan til enhver til dispensere fra de vejledende beløb
- De angivne beløbsgrænser revideres årligt på førstkommende ordinære bestyrelsesmøde efter kongressen
Gaver
- 200 kr. max pr. gave, dog altid under hensyn til afsatte midler i budgettet
Repræsentation
- Afholdelse af møder uden frokost max. 30 kr. pr. person
- Afholdelse af møder med frokost max. 100 kr. pr person
- Afholdelse af møder med hjemmelavet middag max. 100 kr. pr person
- Middage på restaurant for frivillige max. 150 kr. pr. person inkl. drikkevarer
- Udgifter til billigste overnatningsmulighed, svarende til vandrehjem eller 1-stjernet hotel
- Daglig diæt på max. 300 kr. ved deltagelse i arrangementer, der ikke inkluderer kost
- Daglig diæt på max. 100 kr. ved deltagelse i arrangementer, der inkluderer kost
- Udgifter til lokal transport, såfremt dette ikke er dækket i arrangementet
- Udgifter til afholdelse af reception med max. 50 deltagere, påregnet 1 glas vin (max. 50 kr/flasken)/øl pr. gæst samt snacks
- Udgifter til mindre reception på sekretariatet ifbm. med fratrædelse max. 300 kr.
Ved afholdelse af møder
Generelt: Ved afholdelse af møder i RBUs forskellige organer henstilles der til så vidt muligt at frokost består af brød og pålæg indkøbt i supermarked, og at middag er hjemmelavet. Når dette af forskellige årsager ikke er muligt eller hensigtsmæssigt, gælder nedenstående beløb.
- Afholdelse af møder uden frokost max. 30 kr. pr. person
- Afholdelse af møder med frokost max. 60 kr. pr person
- Afholdelse af møder med hjemmelavet middag max. 60 kr. pr person
- Middage på restaurant for frivillige max. 100 kr. pr. person inkl. drikkevarer
Sidst vedtaget af bestyrelsen, 2010.03.13
