Hvervning
Hvervning af nye medlemmer er en af de vigtigste ting i Red Barnet Ungdom, da vi simpelthen ikke kan eksistere uden den frivillige arbejdskraft. Hvervning har derfor fået et helt afsnit for sig selv, som du kan finde i menuen som "Hvervning af fivillige".
Styring af lokalforeningens økonomi
Regnskab:
Foreningens ledelse har ansvaret for foreningens økonomi. Dette ansvar skal naturligvis tages alvorligt. Men især i små lokalforeninger er styringen af økonomien ikke videre kompliceret. Hvis du husker følgende fem grundregler, kan det ikke gå helt galt.
- Brug altid penge i overensstemmelse med Red Barnet Ungdoms formål og kun det.
- Køb aldrig noget for foreningens penge uden at få kvitteringer på det.
- På kvitteringer og bilag skal man klart kunne læse, hvad der er blevet betalt for.
- Gem altid alle kvitteringer forsvarligt og tag kopier af originalerne eller scan dem ind på en computer, især hvis du sender dem med posten.
- Opret en separat foreningsbankkonto til foreningens penge, så de ikke bliver rodet sammen med dine egne.
I første fase af forenings opstart kan du få hjælp fra sekretariatet til følgende:
- Tilskud til din nye lokalforening af 75 kr. pr. medlem i lokalforeningen, dog minimum 2000 kr.
- Hjælp til at oprette en bankkonto
- Hjælp til at lave et budget
- Hjælp til at lave regnskab
Der er udarbejdet en vejledning til præcist, hvordan man kontinuerligt holder styr på regnskabet i lokalforeningen, den kan du finde her.
Skabelon og vejledning til styring af lokalforeningens økonomi
Det overordnede formål med at lave et lokalforeningsregnskab er at dokumentere, at foreningen har brugt sine penge fornuftigt og til det, der er meningen. Det skylder man dem, der giver penge til lokalforeningen, uanset om det er medlemmer, kommunen eller fonde. Misbrug af andres bidrag giver dårlig omtale og er i øvrigt ulovligt! Dertil kommer, at det oftest er nødvendigt at lave et regnskab, hvis man har modtaget penge fra puljer og fonde eller gennem folkeoplysningsloven o.l. Derfor er det et krav, at alle lokalforeninger aflægger regnskab hvert år i januar.
I det følgende afsnit kan I læse, hvordan I laver løbende regnskabsføring.
Hvem har ansvaret?
Ansvaret for lokalforeningens regnskaber ligger hos hele lokalforeningens ledelse, men bogføringen laves løbende af foreningens kasser. I sidste ende er det altså den samlede ledelse i lokalforeningen, der har ansvaret for alt, hvad der sker i foreningen og dermed også regnskaberne.
Hvad er regnskabsføring?
Regnskaber kan gøres til en videnskab - og det er da også noget, man kan få en fin uddannelse i! Det skal man dog ikke lade sig skræmme af, for i virkelighedens verden er regnskaber faktisk ikke særlig svære at føre. Det, det i bund og grund handler om, er at registrere alle de penge, lokalforeningen modtager og bruger.
Bilag er meget vigtige
Der skal være bilag, dvs. kvitteringer på alle penge, der går ind eller ud af regnskabet - husk derfor at gemme alle bon´er, fakturaer og lignende. Typisk vil det være regninger fra købmanden, internetkvitteringer og lignende (husk at dankortkvitteringer ikke er godt nok). Der kan ikke udbetales penge, uden at der ligger et bilag på det. Det gælder også, hvis nogen f.eks. får et á conto beløb, dvs. et kontant beløb, der betales forud for et arrangement eller lignende. Så skal modtageren kvittere/underskrive for pengene, når de får kontanterne, og de får så en kvittering, når de afleverer penge og bilag efter arrangementet. På den måde ved man altid, hvor pengene er i systemet. Alle bilag skal have en dato og et nummer og samles i en mappe i nummerorden. Denne mappe kaldes bilagsmappen. Det er en god tommelfingerregel hellere at gemme for meget end for lidt. Er du i tvivl om et dokument hører til regnskabet eller ikke, skal du hellere gemme det end smide det væk.
Bogføring
Bogføringen foretages i en kasserapport. Der er udarbejdet en kasserapport, der kan bruges til bogføringen. Denne vil blive tilsendt kassererne i alle lokalforeningerne. Hvis du ikke har modtaget en kan du kontakte sekretariatet, hvorefter den vil blive tilsendt.
Man starter hvert år forfra, dvs. med en ny bilagsmappe og en ny kasserapport. Nedenstående er et eksempel på, hvordan man bruger en kasserapport:
Øverst skrives, hvilken måned og/eller år, det drejer sig om. Alle bilag skal have et nummer. Nr. 1 er det første bilag i året. Skriv nummeret i øverste højre hjørne på bilaget, så det er nemt at finde nummeret hurtigt i mappen.
Når du skal bogføre et bilag, gør du sådan hvis du bruger kasserapporten:
Første kolonne: Skriv den dato, der står på bilaget
Anden kolonne: Skriv bilagets nummer.
Tredje kolonne: Skriv hvad det drejer sig om (deltagerbetaling, husleje...)
Fjerde kolonne: Bruges kun, hvis I har en kontoplan
Femte kolonne: (Kasse): Skriv beløbet her, hvis der er tale om kontanter.
Sjette kolonne: (Bank): Skriv beløbet her, hvis pengene er gået ind/ud af banken.
Husk at skrive minus foran, hvis pengene er gået ud af kassen/banken.
Nedenfor er et eksempel på en kasserapport, hvor der er bogført nogle bilag.
I kasserapporten skal startbeløb også indsættes under beholdning start. Disse beløb er den beholdning foreningen har ved periodens start. I eksemplet er disse beløb henholdsvis kr. 275,- og 1155,- for kassen og banken.. Når periodens bevægelser trækkes fra/lægges til startbeholdningen har vi slutbeholdningen, der viser, hvor mange penge foreningen har ved periodens slutning.
Opsummering: Det helt afgørende for at kunne lave et regnskab for lokalforeningen er, at alle bilag gemmes forsvarligt. Hvis dette er i orden er alle informationer til stede for at kunne lave et regnskab. Hvis disse bilag endvidere er indført i kasserapporten er vi rigtig godt på vej. Husk at alle indtægter og udgifter i året skal indgå i regnskabet.
Projekter
Hvis foreningen kører projekter, hvortil I har modtaget eksterne tilskud er det en god idé at oprette en særskilt kasserapport til dem. Derudover er fremgangsmåden den samme. Hermed dannes et godt overblik over, hvilke indtægter og udgifter, der er forbundet med projektet.
Afstemning af kasse og bank
Man skal løbende lave afstemning af foreningens kassebeholdning og bankkonti. Afstemning betyder, at man undersøger, om ens bogføring passer sammen med kassebeholdningen og kontoudtogene fra banken.
For at afstemme kassen optælles denne og sammenlignes med slutbeholdningen for kassen. Hvis de to tal stemmer er kassen ok. For at afstemme banken sammenlignes tallene for bankbeholdningen ved sluttidspunktet med kontoudskriften fra banken. Disse to tal skal også være samstemmende. Hvis der er uoverensstemmelser mellem disse tal er der sket en fejl, hvorfor kasserapporten, bilag etc. gennemgås for at finde fejlen.
Kontoplan
Hvis foreningen har mange posteringer i løbet af et år, f.eks. fordi man laver en masse forskellige aktiviteter, kan man med fordel lave en kontoplan. En kontoplan er en opdeling af posterne i hovedgrupper. Hvis du har lyst til at lave en kontoplan til brug for dit regnskabsarbejde, er du velkommen til at kontakte sekretariatet, der gerne giver råd og vejledning.
Budgetter og kvartalsregnskaber
Det er en stor hjælp for foreningen, hvis I ved årets start laver et budget. Et budget er jeres bud på, hvilke indtægter og udgifter foreningen vil have i årets løb. Et budget giver et overblik over, om økonomien hænger sammen. En anden god idé er at lave regnskaber hvert kvartal. Faktisk er det sådan, at Red Barnet Ungdoms bestyrelse har besluttet, at alle lokalforeninger fremover skal lave kvartalsregnskaber og indsende dem til sekretariatet. De behøves ikke at være så formelle som årsregnskabet. F.eks. er det ikke nødvendigt med underskrifter på kvartalsregnskabet og det må gerne sendes til sekretariatet pr. mail. Kvartalsvise regnskaber kan hjælpe med at holde øje med foreningens økonomi, og ud fra disse regnskaber kan man løbende justere sit budget. Desuden er kvartalsvise regnskaber en hjælp, når man skal lave det endelige årsregnskab!
Baggrunden for at bestyrelsen har besluttet at der skal laves kvartalsregnskaber er, at vi gerne vil sikre, at kassererne har styr på regnskaberne. Desværre har det nemlig været sådan, at dette ikke er tilfældet alle steder.
Vejledning i årsregnskab
Alle lokalforeninger skal lave et årsregnskab. Regnskabsåret følger kalenderåret, dvs. at regnskabet dækker et år fra 1.januar til 31. december. I det følgende afsnit kan I læse jer til, hvordan i griber udarbejdelsen af jeres årsregnskab an.
Hvad er et årsregnskab?
Et årsregnskab har to funktioner:
- At vise, hvordan foreningens penge er blevet brugt i årets løb (resultatopgørelsen)
- At vise, hvordan foreningens økonomi har det pr. 31. december (status)
For at lave et årsregnskab skal man bruge:
- Alle bankudskrifter
- Årsopgørelser fra banken
- Kassen
- Alle bilag fra året
- Kasserapporterne
Regnskabet gøres på følgende måde:
- Først stemmes det hele af, dvs. kassen, banken o.l.
- Der skal være bilag på alle udgifter og indtægter. Bilagene skal være nummererede.
- Når alt passer, kan man gå i gang med at stille regnskabet op.
Sådan laves resultatopgørelsen
Driftsregnskabet består af indtægter og udgifter. Indtægter er f.eks. tilskud fra Red Barnet Ungdom, kommunen etc., andre bidrag, renteindtægter etc. Udgifter er f.eks. transport, forplejning etc. Grupperne under indtægter og udgifter afhænger af, hvilke aktiviteter lokalgruppen har lavet i årets løb.
Har i lavet et særlig regnskab for en aktivitet, for eksempel en asyllejr, skal det medtages i det samlede regnskab. Det kan gøres ved blot at skrive de samlede indtægter og de samlede udgifter i driftsregnskabet.
For at lave regnskabet lægges alle poster fra hver gruppe sammen, (f.eks. transportudgifter og renteindtægter). Derefter stilles regnskab op som vist nedenfor fordelt på indtægter og udgifter. Forskellen er årets overskud.
Eksempel: Resultatopgørelse
Resultatopgørelsen er udarbejdet med udgangspunkt i ovenstående kasserapport. Opgørelsen for din lokalforening kan altså variere fra denne, idet den afhænger af, hvilke aktiviteter i har haft.
Noter følger senere.
For denne fiktive lokalforening er resultatet altså kr. 1.331,- i overskud. Det kan være en god idé at lave noter til regnskabet, så alle får forklaret, hvad beløbene dækker over. Noter numrene i den rækkefølge de kommer. Nummeret skrives i en særlig kolonne i resultatopgørelsen, og forklaringerne (noterne) skrives på en side for sig slev, der vedlægges regnskabet.
Hvis i har haft et særskilt projekt kørende skal dette også med i resultatopgørelsen. Dette gøres ved at oprette en post under indtægter og en under udgifter med navnet på projektet. Herefter indsættes tallene for det pågældende projekt
Således laves status
Status består af aktiver og passiver. Aktiver er foreningens værdier, mens passiver er foreningens gæld.
Aktiver består typisk af kassebeholdning, bankbeholdning, tilgodehavender (penge, nogen skylder til lokalgruppen), lager etc.
Passiver består typisk af gæld, skyldige omkostninger, fondsmidler og egenkapital.
Hvor ovenstående resultatopgørelse gengiver foreningens økonomiske aktiviteter for et enkelt år er statusopgørelsen foreningens historie. Mao. er statusopgørelsen en meget kort opsummering af alle tidligere resultatopgørelser.
Eksempel på en statusopgørelse (eksemplet kører videre med ovenstående tal):
Tallene fra tidligere år er selvfølgelig fiktive og opfundet af mig!
Status afspejler altså foreningens økonomiske situation pr. 31/12. Posten egenkapital kan være lidt vanskelig at forstå. Den står placeret under gæld, men repræsenterer egentlig det beløb, som foreningen har opsamlet i alle foregående år. Derfor er denne post den vigtigste i statusopgørelsen. I ovenstående eksempel var overskuddet i året kr. 1.331,-. Derfor har overskuddet i alle foregående år summeret været kr. 1861,- minus kr. 1.331,-, altså kr. 530,-. Posten egenkapital er altså det beløb foreningen har at gøre godt med. Læg også mærke til, at samlede aktiver og passiver altid er ens. Hvis de ikke er det er der sket en fejl!
Underskrift
Husk at årsregnskabet skal underskrives af hele bestyrelsen for lokalforeningen med dato.
Revision
Det færdige regnskab gives til foreningens interne revisor, der skal gennemgå det. De skal have alle oplysninger til deres rådighed (bilag, kasserapporter, kontoudtog osv.) Hvis de ikke er tilfredse med regnskabet, kan det være nødvendigt at lave det om. Når revisorerne har gennemgået regnskabet, skal de skrive under. Hvis de har forbehold for at godkende regnskabet, skal de skrive det på regnskabet sammen med deres underskrift.
Fremlæggelse af regnskabet
På årsmødet fremlægger kassereren det af revisorerne godkendte regnskab. Alle skal have mulighed for at stille spørgsmål til regnskabet og få uddybet, hvad de enkelte poster indeholder. Hvis man er uenig i den måde pengene er brugt på, eller hvis man er i tvivl om, hvorfor de er brugt som de er, kan man stille spørgsmål til kassererne, formanden eller bestyrelsen, der så skal redegøre for deres dispositioner. Det er op til den enkelte forening at afgøre om regnskabet bliver godkendt. Når man stemmer om regnskabet, stemmer man ikke om, hvorvidt regnskabet er korrekt - det er revisorernes opgave at afgøre - man stemmer kun om, hvorvidt man er enig eller uenig i måden pengene er brugt på. Regnskabet skal ikke ændres, selvom det ikke bliver godkendt. Formandskabet skal dog tage kritikken af regnskabet til sig og ændre næste års økonomiske dispositioner i forhold til kritikken.
Hvem skal have kopi af regnskabet?
Foreningens kasser opbevarer en underskrevet original - underskrevet af formanden, kassereren og den/de interne revisorer. Alle deltagere på årsmødet skal have regnskabet udleveret, ligesom revisorerne selvfølgelig skal have et underskrevet kopi. Red Barnet Ungdom skal have tilsende regnskabet senest 14 dage efter vedtagelsen. Det er nok at sende en kopi. Hvis i har fået tilskud fra kommunen eller andre fonde, kan der fra deres side være krav om at få et revideret regnskab tilsendt.
En kasserers opgave og ansvar i detaljer
Foreningens kasserer vælges af årsmødet for et år ad gangen. Kassereren skal være myndig, dvs. være fyldt 18 år. Det kan være svært at finde en person til posten, og måske handler det primært om, at mange tror, at man skal være lidt af en regnskabs-ekspert for at kunne løse opgaven. Men sådan er det faktisk ikke! For at være en god kasserer skal man have mod på opgaven, have lidt fornemmelse for tal og ikke mindst ordenssans. Er disse ting opfyldt, er foreningen godt hjulpet, for selve regnskabsarbejdet kan man sagtens lære på kort tid. Derudover er det altid muligt at få vejledning ved at henvende sig til sekretariatet. Hellere en gang for meget end en gang for lidt!
Arbejdsopgaver
Først og fremmest. Bland aldrig foreningens og din private økonomi sammen. Det er rent faktisk ulovligt at "låne" af kassen! Kassererens væsentligste opgave er at varetage den løbende regnskabsføring og udarbejde kvartals- og årsregnskaber. I den forbindelse er det kassererens opgave at sørge for, at for eksempel fonde, der har givet tilskud til foreningen i årets løb, får en kopi af den reviderede og godkendte regnskab, så de kan se, hvordan pengene er blevet brugt.
Kassereren skal også sørge for at betale regninger, at kassen stemmer og at alle der har fået et forskud, får afregnet med foreningen. Endelig er det kassereren, der har kontakten til revisorerne, ligesom det normalt er kassereren, der fremlægger årsregnskabet på årsmødet.
Og husk, at det er muligt at få råd og vejledning hos Red Barnet Ungdoms sekretariat. Red Barnet Ungdom har nemlig en ansat, hvis opgave det bl.a. er at bistå lokalforeningerne med at lave regnskaber o.l. Kontaktinformationerne til jeres mand på sekretariatet er mail: Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen.
