RBUs Håndbog

Visioner og målsætninger

Når I har lagt fundamentet til jeres lokalforening, skal i til at kigge lidt frem i tiden. Det er tid til at planlægge lokalforenings kommende arbejde gennem visioner og handleplaner. Det følgende kapitel vil give dig en trin for trin gennemgang af, hvordan I kan gribe arbejdet med visioner og handleplaner an.

At lave visioner og handlingsplaner handler kort fortalt om at finde ud af, hvad man gerne vil og konkret planlægge de initiativer og aktiviteter, der skal til for at opnå det man gerne vil.

Formålet med at arbejde med visioner og handlingsplaner
Kort fortalt er det en god ide at arbejde med visioner og handlingsplaner fordi:

• I får sat fokus på det vigtige, i stedet for at drukne i ligegyldigheder eller detaljer.
• I får et overblik over hvad det kræver af tid og ressourcer at gennemføre planerne
• I får struktureret arbejdet, så i får gjort tingene i den rigtige rækkefølge

Medlemmerne i lokalforeningen, og desuden resten af organisationen, får mulighed for at følge med i lokalforeningens arbejde og får mulighed for at komme med input og forslag.

Ved at have en diskussion om visioner og handlingsplan skabes der en fælles forståelse internt. Dette kan være med til at styrke lokalforeningen. Hold jer derfor ikke tilbage med at inddrage resten af lokalforeningen i arbejdet.

Fra vision til handlingsplan
Kort fortalt kan man beskrive processen fra vision til handlingsplan som "hvad vil vi gøre" til "hvordan vi gør det". Det kan virke som en ret simpel logisk slutning, men hvis ikke man tænker sin vision ordentligt igennem, kan det ske at handlingsplanen bliver urealistisk og at projektet i sidste ende falder til jorden. Vi har derfor lavet en gennemgang af hvordan man eksempelvis kunne komme fra vision til handlingsplan på en solid og gennemarbejdet måde. I vores gennemgang, indeholder arbejdsprocessen fire trin: Vision, indsatsområder, initiativer og målsætninger.

1. Vision

En vision handler selvsagt om at sætte sig et fremtidigt mål. Man kan for eksempel spørge sig selv "Hvad ønsker vi at opnå med det arbejde vi gør, og hvad vil vi have fokus på?

Visionen skal udtrykke de ønsker og mål der er for foreningens fremtidige udvikling og indeholde et billede af den ønskede fremtid. Derfor bør en vision være:

• Inden for synsvidde, dvs. man skal kunne se billedet af den ønskede fremtid, ellers bliver den meget let en utopi.
• Uden for rækkevidde, dvs. at visionen ikke ligger lige foran én, men at der skal arbejdes for at nå den.
• Positiv og ønskværdig. Der skal være noget at stræbe efter, et incitament. Visionen bliver herved også udtryk for udvikling og ikke blot forandring.

Grundlæggende er det altid en god idé at spørge sig selv :
Hvad er foreningens ønskede fremtidsbillede? Hvad ønsker vi som forening at udvikle os hen imod?

En vision kunne ifølge denne fremgangsmåde være "at skabe udvikling for børn i flygtningelejre igennem lej og sport."

Når det på denne måde er afklaret hvad foreningen overordnet vil, kan man efterfølgende begynde at konkretiserer hvordan man ønsker at opnå sin vision. Et eksempel er indsamling af midler til indkøb af fodbolde i forbindelse med en kommende fodboldslutrunde eller lignende. Visionen er at give flygtningebørn håb og mulighed for at lege og de konkrete projekt er indkøb af fodbolde, distribution og undervisning i fodbold og indsamling af midler hertil.

2. indsatsområde

Efter visionen for lokalforeningen er fastlagt, skal man definere hvad der skal til for at man kan begynde at arbejde hen imod en opfyldelse af lokalforeningens vision.

I begynder igen på et mere overordnet plan og definerer indsatsområder. Spørg jer selv: Hvad er de overordnede temaer eller områder, der skal gøres noget ved for at vi kan opnå det, vi gerne vil inden for det næste år?

Før I kan svare på det, kan I overveje:

• Hvilke resultater vil vi gerne skabe?
• Hvad syntes vi er vigtigt at få sat i værk?
• Hvad vil vi gerne kunne sige om et år, at vi har fået til at fungere?
• Er der områder inden for bestyrelsesarbejdet, vi gerne vil have til at fungere bedre? Eller områder inden for medlemspleje, medlemshvervning, projektopstart?
• Hvilke områder kunne vi godt tænke os at starte projekter indenfor?
• Er der områder, vi vil sætte fokus på i forhold til de aktive medlemmer?
• Eller i forhold til de passive medlemmer?
• Er der områder, vi vil sætte fokus på i forhold til selve måden projekterne kører på?
• Er der ting, vi savner i forhold til resten af organisationen?

Det kan også struktureres i forhold til overordnede emner, som er relevante at fokusere på.

Overordnede emner kan være:

1. Kompetenceudvikling i bestyrelsen - fx i forhold til projektservicering og sparring, formidling og præsentation, styring/overblik i forhold til projekterne.
2. Kompetenceudvikling projektaktive - fx projektledelse, fundraising.
3. Aktiviteter for eksisterende medlemmerne - fx sociale aktiviteter.
4. Aktiviteter i forhold til at hverve og fastholde nye medlemmer - fx hvervning på forskellige skoler, indkøring af nye medlemmer.
5. Projektaktiviteter - fx vidensdeling og nye aktivitetstyper.
6. Organisationen og lokalforeningen - fx samarbejde, idéudveksling og vidensdeling, sparring fra sekretariatet
7. Kommunikation - fx skal vi have styrket kommunikationen i lokalområdet, med resten af organisationen? Internt i lokalforeningen? I forhold til konkrete projekter

For at gøre alle disse ting overskuelige, har vi lavet et skema man kan bruge til at holde styr på foreningens tanker omkring indsatsområder. Udover de ting der er snakket konkret om, er der også plads til at notere de ideer der er kommet op undervejs, men fokus skal dog stadigvæk være på indsatsområderne og formålet med at tage affære på netop de områder.

3. initiativer
Det næste skridt er at få et overblik over de initiativer og aktiviteter der er relevante i forhold til det enkelte arbejdsområde. Som oftest er det bedst at komme med alle sine ideer i en kollektiv brainstorm, for jo flere indspark der er, jo større sandsynlighed er der for at man kommer op med nye og interessante ideer til projektet - husk, der er ingen dårlige ideer under en brainstorm.

For at holde styr på alting, anbefaler vi at skrive initiativerne ind i den ovenstående skabelon.

4. Målsætning

Efter oplistning af initiativer, skal der arbejdes med målsætning for hvert af initiativerne. Her skal i drøfte hvilke resultater i gerne vil opnå inden for hvert af dem.

For hvert af initiativerne kan i stille spørgsmålene: "Hvad er det vi gerne vil opnå indenfor det næste års tid? Hvad ville være et tilfredsstillende resultat?" Et eksempel kunne være:

• Vi vil gerne have sat nye projekter i gang vedrørende lektiehjælp.
• Vi vil gerne ud på flere uddannelsesinsitutioner og hverve flere medlemmer
• Vi vil gerne styrke vores kompetencer og lave workshops for medlemmerne herom

Man skal så huske at gøre målene konkrete, som fx:

Medlemshvervning:

• Vi vil nå ud på tre uddannelsesinstitutioner og målet er at hverve 30 nye medlemmer

Kompetenceudvikling:

• Inden for det næste år har vi styrket vores aktive medlemmers kompetencer vedrørende fundraising og projektledelse.

Projekter:

• Vi vil opstarte to nye projekter vedrørende lektiehjælp

Man kan vælge at bruge denne skabelon som den endelige optegnelse over målsætning og vision. Hvis man har udfyldt den og fulgt planen for udvikling af vision og initiativer, er der lagt et solidt fundament for en egentlig handlingsplan.