Mødeleren bør have fokus på processen
Et møde bør altid have et formål. Mødelederen bør være synlig, lede hele mødet og styre hele processen frem mod dette formål. For at kunne være denne vigtige nøgleperson i mødet er det vigtigt at være opmærksom på at holde fokus på processen, så mødedeltagerne trygt kan koncentrere sig om at nå målet for mødet. Dette kan være meget krævende for den nye mødeleder, og det kan være en god idé med forberedelse og struktur. Rollen som mødeleder kan med fordel delegeres eller gå på skift. Det er dog vigtigt, at det aftales i god tid før mødet, hvem der skal være mødeleder.
Mødelederens opgaver før mødet
Mødelederens første opgave er at finde et godt tidspunkt og sted til mødet, samt at finde ud af hvem der er relevante at invitere til mødet. Mødelederen indkalder herefter til mødet ved at sende skriftlig dagsorden ud til mødedeltagerne. I denne dagsorden skal mødelederen klargøre formålet med mødet. Det er også mødelederens opgaver at forberede emner og oplæg. Det er endvidere mødelederens ansvar at tage sig af de praktiske ting i forbindelse med mødet som at booke lokale, tage sig af forplejning dvs. vand, kaffe , te og lignende, eller bede andre om hjælp med disse praktiske opgaver.
Mødelederens opgaver under mødet
Under mødet gælder det generelt at det er mødelederens opgave at byde velkommen til mødet og fortælle om formålet eller baggrunden fro mødet. Det er mødelederens vigtigst opgav at styre mødet i forhold til formålet. Den gode mødeleder vil forsøge at skabe tryghed og ro, at få alle med og at sætte grænser for diskussionernes omfang og emner. Til sidst i mødet er det mødelederens opgave at samle op og konkludere på mødet. Måden hvorpå mødet forløber er afhængigt af formålet.
Formålet med mødet
Et møde kan have flere formål. Måske ønsker de at give eller modtage information eller måske at løse et problem eller udvikle ideer. Mødelederen kan vælge at dele mødet op i faser.
- Er formålet at give - eller at modtage information, kan du nøjes med fase 1, som er informationsfasen. I denne fase er hovedpunktet: Hvad VED vi? Deltagerne udveksler viden og erfaringer for at få en fælles forståelse. Er vi enige om problemstillingen og hvad vi vil opnå? Når alle mødedeltagerne har bidraget med egen information, vil al rådig viden være kendt af alle.
- Hvis du ønsker at løse et problem eller udvikle ideer, kan du efter at have givet information gå til fase 2, som er forslagsfasen. Her kan du spørge: Hvad KAN vi? Mødedeltagerne kommer med deres forslag til problemets løsning. Dette er den kreative fase, hvor alternative løsningsforslag modtages. Der tages altså ingen beslutninger her.
- I fase tre, som er beslutningsfasen, er hovedspørgsmålet: Hvad VIL vi? Deltagerne behandler hvert af forslagene i en enkel form: "fordele og ulemper". De nævnte fordele og ulemper skrives ned for hvert af forslagene. Beslutningen vil være det forslag som løser problemet med største fordele og mindste ulemper.
- Fase fire er handlingsfasen: Når mødedeltagerne er nået frem til en beslutning, kommer til slut handlingsfasen, hvor mødelederens hovedspørgsmål er: Hvad GØR vi? Mødelederen hjælper mødedeltagerne med at fordele opgaverne. Her er det vigtigt at blive enige om: hvad skal der gøres? Hvordan skal det gøres? Hvem skal gøre det? Hvornår begyndes og sluttes det?
Hvordan beslutninger træffes
Hvis der er tvivl om hvordan beslutningerne ved mødet træffes, er det en god idé at mødelederen ved fasens begyndelse meddeler det. Beslutninger kan træffes ved almindelig stemmeflerhed, ved absolut majoritet (for eksempel 75%) eller konsensus (alle er enige). Der kan dog være begrænsninger for beslutningerne, som må overvejes. Eksempelvis kan der være økonomiske hensyn at tage, fx at beslutningen ikke må koste mere end X antal kroner.
Den gode afslutning på mødet
Referatet udsendes altid til mødedeltagerne, og da vidensdeling i organisationen prioriteres højt, er det vigtigt at tænke over, hvem der ellers kunne have glæde af viden om mødet - fx sekretariatet, udvalgene, bestyrelsen, øvrige lokalforeninger, projektgrupper eller andre frivillige. Hvis der er taget beslutninger på mødet, er det mødelederens opgave at følge op på disse beslutninger.
Mødereferat
Udarbejdelse af referat bør som minimum indeholde oplysninger om hvor og hvornår mødet fandt sted, hvem der deltog, hvad mødet handlede om (hvem-hvad-m hvor- og hvornår- spørgsmål), samt referatets vigtigste egenskab: at synliggøre hvilke beslutninger der blev truffet og hvem der har ansvaret for at udføre beslutningerne.
Hvad er et godt møde
Et møde er i sagens natur også noget socialt, og det sociale samvær er ofte en meget vigtig motivation for at deltage i mødet. Men for at undgå mødetræthed kan det godt adskille den almindelige hyggesnak fra mødet, der består af oplæg, argumenter og beslutninger. Det gode møde er et møde målet nås. Men når det er sagt, kan den gode oplevelse af at have nået formålet suppleres med socialt samvær bagefter.
Mødedeltagernes ansvar for det gode møde
Det er ikke kun mødelederens ansvar at mødet bliver godt. - det gælder både hvad angår det sociale og mødets formål. Det er vigtigt at alle mødedeltagerne:
- Er parate til at give udtryk for anerkendelse og ros
- Bidrager til at der skabes en god stemning
- Har sat sig ind i dagsordenen og er forberedte
- Forventer medindflydelse og medansvar
- Holder de aftaler og der er og følger op på beslutningerne.
