Når du har fået støtte, er der nogle enkelte ting du fortsat skal holde styr på, så evalueringsarbejdet bliver lettere og solidt gennemført.
Læs bevillingen
Når du har fået støtte fra en fond, får du tilsendt et bevillingsbrev. I bevillingsbrevet står der enten hvad pengene skal bruges til, eller at pengene skal bruges som beskrevet i ansøgningen. Dette vil sige, at i straks skal meddele tilskudsgiveren om ændringer i budgettet, så i ikke risikerer at skulle betale penge tilbage, fordi i har brugt dem på noget der ikke var omfattet af støtten. Dette gælder dog kun for større budgetændringer - hvis i har en post der ændrer sig med 100 kroner, er det ikke nødvendigt at kontakte tilskudsgiveren.
Sig tak!
Gør tilskudsgiveren opmærksom på at projektet ikke havde været muligt uden deres hjælp! Ring til dem og tilbyd at de kan komme forbi projektet eller send dem informationer fra projektet - på denne måde kan tilskudsgiveren se at pengene bliver brugt på noget konkret og vil helt sikkert være tilbøjelig til at give jer penge en anden gang. Goodwill kan betyde rigtig meget.
Kvitteringer
Kvitteringerne i bruger i forbindelse med et projekt, er en meget vigtig del af regnskabet, da det er kvitteringerne der er den endelige dokumentation for at i har brugt pengene i overensstemmelse med bevillingen. Med andre ord: Når du ikke har kvitteringen, kan man ikke dokumentere overfor en tilskudsgiver at pengene er brugt ordentligt, og kan risikere at man skal betale bevillingen helt eller delvist tilbage. Når man håndterer kvitteringer, sker det let at man lige pludselig mangler et par stykker. Derfor anbefaler vi, at i afleverer alle kvitteringer regelmæssigt en gang om ugen eller en gang om måneden, og opbevarer dem et fast sted, så der ikke opstår tvivl om hvem der har brugt penge hvornår.
Derudover skal du huske, at dankortkvitteringer ikke gælder som kvitteringer.
Regnskab
Det er som regel sådan at økonomikonsulenten på sekretariatet hjælper jer med at holde regnskab. Han kan dog ikke stå til rådighed udenfor den normale arbejdstid, så det er altid en god ide at i også holder regnskabet selv. Det er ikke meget mere end at have en liste over hvor mange penge i har fået ind og hvor mange penge der bliver brugt. Det er en god idé at opdatere den liste en gang om ugen, så man ikke pludselig har brugt for mange penge. Hvis i kontakter økonomikonsulenten kan i få tilsendt en skabelon som i kan holde regnskabet i. Alternativt kan du læse mere om det at holde regnskab i projekt håndbogen, ved at følge dette link, eller ved at læse om hvordan de forskellige lokalforeninger holder regnskab ved at følge dette link.
Slutteligt har i altid mulighed for at kontakte RBU's bogholde og regnskabsansvarlige ved at ringe til sekretariatet eller skrive en email på Denne emailadresse er beskyttet mod programmer som samler emailadresser. Du skal aktivere javascript for at kunne se adressen. .
